Revisa con detalle la lista de procesos clave

y pasos a seguir que te ayudarán realizar

las tareas de final de año en Sage 50cloud

Nota importante: si tienes cualquier duda de cómo hacerlo, ponte en contacto con nosotros a través de soporte@aelis.es. ¡Vale más prevenir que curar! 😉

Vamos, empieza con el video!! 🙂

Y, por si esto no fuese suficiente, aquí te dejamos también el último Webinar realizado sobre el tema:

Ahora que ya has visto los videos, estás preparado para realizar el Cierre y la Apertura del nuevo ejercicio en Sage 50cloud, pero, para ayudarte, puedes seguir estos pasos:

Paso 1:

Revisar que no haya descuadres en contabilidad

Sage 50cloud permite localizar automáticamente incidencias en los apuntes contables mediante la revisión de asientos y la revisión de datos contables. Si no trabajas con la parte de Contabilidad en Sage 50cloud, podrás saltar directamente al paso 3:

Cómo realizar una revisión de asientos

Para realizarlo, puedes dirigirte en cualquier momento al módulo de Contabilidad, y dentro del menú Asientos, encontrarás la opción del mismo nombre:

Cierre y Apertura Sage 50

Una vez accedemos a la opción, se nos mostrará la ventana de filtros para establecer tanto el periodo de fechas que deseamos revisar, como el tipo de revisión que deseamos de las disponibles y que podemos consultar accediendo a la búsqueda a través del icono de la lupa o la tecla F4:

Cierre y Apertura Sage 50

Cierre y Apertura Sage 50

 

Dejando por defecto los valores de tipo de revisión en blanco, se realizarán todas ellas y al aceptar, se nos mostrará el resultado de la revisión de asientos con las incidencias encontradas por Sage 50cloud:

 

Cierre y Apertura Sage 50

 

Utilizando la opción inferior de navegar al asiento correspondiente en el que se encuentren incidencias, podremos corregirlas de forma rápida para que, al realizar de nuevo la revisión no aparezca ninguna y podamos dar por buena nuestra contabilidad.

Recuerda!! El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.

Cómo realizar una revisión de datos contables

Esta opción la podrás encontrar dentro del módulo de Contabilidad – Asientos – Revisión de datos contables:

cierre y apertura sage 50

Al acceder a la opción de menú, se mostrará la ventana en la que podrás indicar el filtro de fechas que defina el periodo a comprobar dentro de tu contabilidad, así como el tipo de comprobación a realizar, y si lo deseas, incluso sobre un determinado asiento o rango de ellos por número:

cierre y apertura sage 50

Los tipos de comprobación a realizar son los siguientes (dejando en blanco los apartados “Desde” y “Hasta” se realizarán todos ellos):

cierre y apertura sage 50

  • Cuadro general: opción que permitirá actualizar la información de balances en Sage 50cloud y los saldos de las cuentas contables. Este proceso es recomendable realizarlo cuando no existan más usuarios dentro de la aplicación.
  • Asientos descuadrados: que localizará dentro de los apuntes introducidos en Sage 50cloud, aquellos que presenten algún tipo de descuadre.
  • Apuntes sin cuenta contable: que presentará aquellos asientos que tienen alguna partida sin cuenta contable.
  • Cuentas contables inexistentes: proceso que localizará aquellos asientos que presenten información de partidas relativas a una cuenta contable no creada en Sage 50cloud.
  • Niveles de cuentas contables: revisión de niveles (1,2,3, 4 y a nivel de cuenta de cada una de las cuentas que componen los asientos).
  • Cuentas de situación: proceso que comprueba que todas las cuentas contables que intervienen en nuestros asientos, tienen definida una cuenta de situación de forma correcta.
  • Cuentas de situación inexistentes: del mismo modo, una comprobación de las cuentas de situación

Una vez aceptada la revisión de datos contables, se nos presentará la pantalla de resultados, siendo lo correcto que apareciera vacía y sin información, lo que nos daría por correcta toda nuestra contabilidad.

En caso contrario, se mostrará la información detectada por Sage 50cloud y que ha de ser revisada:

cierre y apertura sage 50

Desde ésta pantalla de resultados, podremos navegar según el tipo de incidencia detectada, o bien al asiento o a la cuenta contable, de tal modo que podamos corregir de forma sencilla y rápida las incidencias y de ese modo, al obtener de nuevo la revisión de datos contables sin resultados, podamos dar por correcta nuestra contabilidad en Sage 5ocloud.

Recuerda!! El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.

Paso 2:

Renumerar Asientos

Sage 50cloud nos permite realizar la renumeración automática de todos los asientos introducidos en la contabilidad de la aplicación por ejercicio y empresa:

Cómo renumerar asientos

Para realizar una renumeración de asientos en Sage 50cloud, deberás dirigirte al ejecutable destinado a tal efecto que se encuentra en la carpeta del terminal de la aplicación (por defecto en C:\Sage50c\Sage50cterm\) con el nombre menrepa.exe:

cierre y apertura sage 50

Al acceder a la aplicación (recomendado hacerlo con Sage 50cloud cerrado en todos los terminales), se mostrarán las utilidades entre las que se encuentra la renumeración de asientos:

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Seleccionando la opción específica para renumerar asientos, se nos mostrará la pantalla en la que por defecto localizará el directorio donde se encuentra el servidor y deberemos indicar el ejercicio y la empresa a la que deseemos aplicar el proceso:

Tras pulsar en Aceptar, comenzará el proceso de renumeración de apuntes contables y finalizará el mismo con el mensaje informativo correspondiente a la correcta ejecución:

La renumeración de asientos se realiza según el siguiente criterio:

  • Los periodos liquidados no se alteran.
  • El orden de la renumeración es Empresa – fecha – cuenta – número de factura.

Recuerda!! El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.

Paso 3:

Creación del nuevo ejercicio

Sage 50cloud permite la creación del nuevo ejercicio de forma asistida desde el módulo de Contabilidad – Herramientas – Apertura – Creación de nuevo ejercicio, así como la apertura mediante un asiento provisional de apertura en el nuevo ejercicio:

Apertura de nuevo ejercicio

En primer lugar, debemos tener en cuenta dos opciones a la hora de afrontar el proceso de apertura:

  1. El primer caso que vamos a analizar es el correspondiente a aquellas instalaciones que sólo tienen un grupo de empresas o grupo principal.

En estos casos, accederemos dentro de la aplicación al módulo ‘Contabilidad’ menú Herramientas / Apertura / Nuevo ejercicio. También podremos acceder a esta opción desde el menú Inicio de Windows – Todos los Programas – Sage – Sage 50cloud – Apertura nuevo ejercicio Sage 50cloud, con lo que se iniciará el proceso externo de apertura, que realiza la misma función.

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Una vez accedemos a la opción de apertura, visualizaremos la pantalla de Cambio de ejercicio con la opción seleccionada de Crear nuevo ejercicio y traspasar datos’. En esta ventana dispones de los enlaces para visualizar el vídeo formativo del procesoasí como el manual extendido en formato PDF.

Pulsaremos en el botón Siguiente, y comprobaremos las fechas tanto del año del ejercicio actual como del nuevo ejercicio, corroborando también el período de fechas para éste último.

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En el siguiente paso, seleccionaremos los datos a traspasar el nuevo ejercicio. Dentro de las opciones posibles, algunas aparecerán marcadas por defecto como son la realización de una copia de seguridad del ejercicio anterior, el traspaso de datos que por defecto nos pasará todos los ficheros maestros (clientes, proveedores, artículos y mantenimientos relacionados con ellos) e incluso podremos seleccionar si queremos pasar las ofertas de artículos y clientes o incluso ese histórico de ofertas.

Los documentos vivos incluidos en la aplicación, podremos elegir traspasarlos en éste momento o podremos volver a ejecutar el proceso de apertura y traspasarlos posteriormente.

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El siguiente paso a configurar en el asistente, son los contadores, que deberemos revisar pudiendo elegir que empiecen dichos contadores a 0 en el nuevo ejercicio, indicar un inicio de periodo como podría ser el año + el contador del ejercicio o que continúe con el contador con el que concluyó el ejercicio anterior.

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Tras pulsar en Siguiente, el asistente nos indica que ya está listo para dar comienzo al proceso, y en dicha ventana volviendo a pulsar en Siguiente, comenzaría el proceso de apertura, realizando en primer lugar la copia de seguridad y en segundo lugar abriendo ésta nueva base de datos.

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Finalizado el proceso, se nos mostrará la ventana confirmando el proceso realizado con éxito y habremos concluido la creación del nuevo ejercicio.

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Con estos pasos, y tras reiniciar la aplicación para que se apliquen los cambios y podamos ver el nuevo ejercicio, estaría concluido el proceso de apertura desde Sage 50cloud.

Este proceso podemos repetirlo en cada una de las empresas creadas en Sage 50cloud, cambiando de grupo de empresas en caso necesario si disponemos de varios grupos de empresa dentro de la aplicación, desde el menú Archivos / Grupos de empresa en cualquier módulo de Compras, Ventas o Contabilidad.

* Posteriormente a la apertura de ejercicio, podrás realizar el Traspaso de documentos del ejercicio anterior al actual si no lo hiciste en éste proceso de apertura.

* Además, tendrás la posibilidad de generar un Asiento provisional de apertura sin necesidad de tener realizado el cierre del ejercicio anterior o automático si ya se trata de la apertura definitiva tras realizar el cierre contable.

* Asimismo, si gestionas el stock desde la aplicación, deberás realizar el Traspaso de stock hacia el nuevo ejercicio, para disponer de stock en el nuevo ejercicio mediante un Cálculo de stock inicial automático.

Puedes acceder a la guía y vídeo del proceso, desde el siguiente enlace:

Recuerda!! El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.

Paso 4:

Cierre de gestión

Sage 50cloud te permite introducir, traspasar y facturar los documentos del ejercicio anterior mientras no se hayan finalizado en éste para que una vez finalizado el trabajo con el ejercicio anterior, los documentos pendientes se tramiten ya en el nuevo ejercicio. Si no trabajas con la gestión comercial en Sage 50cloud, puedes saltar al paso 6 para el cierre contable:

Traspaso de documentos a nuevo ejercicio

Tras realizar el proceso de Apertura de ejercicio en Sage 50cloud, si no elegimos la opción de traspasar los documentos en el asistente de creación del nuevo ejercicio, habrás podido seguir trabajando en el ejercicio anterior, teniendo ya el nuevo creado.

Si es así, podrás traspasar esos documentos al nuevo año a posteriori, por tanto, una vez hayas dado por finalizado y cerrado el periodo anterior, estarás en disposición de seleccionar los documentos a traspasar al nuevo ejercicio.

Para realizar dicho proceso, accederemos de nuevo al módulo de Contabilidad y en él, nos dirigiremos al menú Herramientas / Apertura / Traspaso de documentos.

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A diferencia del proceso de apertura, en el asistente se nos mostrará seleccionada la opción Traspasar datos de un ejercicio anterior, con la opción de pulsar Siguiente para iniciar el proceso.

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En la siguiente ventana, confirmaremos el ejercicio anterior del que pasaremos datos y el ejercicio actual de destino:

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En el siguiente paso del asistente, seleccionaremos qué es lo que queremos traspasar, teniendo en cuenta que en la opción de Traspaso de artículos/clientes/proveedores, la aplicación se refiere a aquellos creados en el ejercicio anterior, teniendo ya el nuevo ejercicio abierto, de ese modo, se crearán también en el ejercicio nuevo.

A nivel de histórico, nos traspasaría todas las ofertas reactivando su validez, y a nivel de documentos, podremos seleccionar de forma individual todos aquellos documentos que deseemos traspasar al nuevo ejercicio. Al seleccionar cualquier tipo de documento, automáticamente se seleccionará también la opción de traspaso de artículos, clientes y proveedores, para evitar que se pudieran traspasar documentos con información que no estuviera creada en el nuevo ejercicio.

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Tras pulsar en siguiente, nos aparecerán los documentos que la aplicación detecta que van a ser traspasados para que podamos seleccionar o no individualmente cada uno de ellos en caso necesario, y que de ese modo se puedan traspasar al nuevo ejercicio. Así, para cada tipo de documento que hayamos seleccionado (compras, ventas, albaranes, pedidos, etc.).

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Una vez finalizado el proceso de traspaso de documentos, se nos mostrará la ventana de confirmación del proceso y tras aceptarla, habríamos finalizado con el proceso de traspaso de documentos de un ejercicio a otro.

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  • Recuerda que si gestionas el stock desde la aplicación, deberás realizar el Traspaso de stock hacia el nuevo ejercicio, para disponer de stock en el nuevo ejercicio mediante un Cálculo de stock inicial automático.
  • Además, tendrás la posibilidad de generar un Asiento provisional de apertura sin necesidad de tener realizado el cierre del ejercicio anterior.

Recuerda!! El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.

Paso 5:

Traspaso de stock

Para controlar el stock de forma correcta Sage 50cloud te permite realizar un recálculo de stock en el ejercicio anterior para posteriormente, realizar en el nuevo ejercicio un cálculo de stock inicial automático y de ese modo, disponer del stock actualizado en el nuevo ejercicio:

Traspaso de Stock a nuevo ejercicio

Una vez que ya has realizado el proceso de Apertura de ejercicio en Sage 50cloud, si gestionas el stock de tus productos desde la aplicación, deberás realizar un traspaso de stock al nuevo ejercicio para poder visualizar correctamente las existencias para el nuevo año.

En este post, podrás ver rápidamente como realizar este proceso, para el cual, necesitarás acceder al módulo de Ventas, y al desplegable de Ejercicios en el menú superior para seleccionar el ejercicio anterior.

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En el menú Stock, en primer lugar realizaremos un Recálculo de Stock con fecha 31 de Diciembre del año anterior, pudiendo seleccionar, no sólo realizar el recálculo, sino que también nos actualice los costes.

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Una vez realizado el proceso de recálculo, seleccionaremos en el desplegable de los múltiples ejercicios, el nuevo ejercicio para acceder a él, y dentro de nuevo del menú Ventas, nos dirigiremos al menú Stock, y seleccionaremos el proceso de Cálculo de Stock Inicial Automático. De este modo, traspasaremos las existencias finales del ejercicio anterior, como existencias iniciales al nuevo ejercicio, permitiéndonos traspasar tanto el stock y precio medio de stock como también, que el programa calcule el precio medio de compra.

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Al aceptar, nos mostrará un aviso en caso de haber seleccionado el precio medio de compra, indicando que el proceso puede demorarse debido a dicha operación, podemos elegir en éste momento si deseamos hacerlo o no, para finalizar el proceso y que la aplicación nos actualice el stock inicial del nuevo ejercicio.

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Al finalizar la operación, se nos muestra un mensaje para recomendarnos que realicemos un recálculo de stock, para poder visualizar correctamente los datos en nuestros almacenes tras el traspaso de stock inicial que acabamos de realizar. Pulsando en el botón , podemos realizar la operación directamente.

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Con este proceso, ya habríamos realizado todo el traspaso de datos y stock al nuevo ejercicio de los datos relativos a gestión comercial, para poder continuar el trabajo en el nuevo año.

  • Con respecto al cierre contable, podrás realizar un Asiento provisional de apertura sin necesidad de tener realizado el cierre del ejercicio anterior.

Recuerda!! El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.

Paso 6:

Cierre contable

Podrás realizar los asientos de regularización y de cierre en el ejercicio anterior, proceso que Sage 50cloud te permite realizar tantas veces como sean necesarias:

Cómo realizar el cierre contable del ejercicio

El cierre y la apertura contables son independientes del proceso de creación del nuevo ejercicio, aunque la apertura contable sólo se puede realizar después de haber creado dicho nuevo ejercicio.

Este proceso puede realizarse tantas veces como se necesite. Por ejemplo, se puede hacer inicialmente un cierre y una apertura provisional para traspasar los saldos al año nuevo y luego volver a realizarlo cuando la contabilidad esté totalmente revisada y preparada para cerrar.

El proceso de cierre contable se ejecuta desde el módulo de Contabilidad, en el menú Asientos – Cierre, donde encontraremos diversas acciones para hacer el cierre contable del ejercicio y la apertura del nuevo:

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  • Asientos de regularización de existencias: Si se trata de una empresa que trabaja con mercancías y con stock, el proceso de regularización de existencias se debe realizar forzosamente al final de ejercicio fiscal, pudiéndose haber realizado en distintos períodos dentro del ejercicio (por ejemplo, mensualmente).
  • Cierre de grupos 8 y 9: Para el cierre de los grupos 8 y 9, en el menú Cierre del módulo Contabilidad se encuentra la opción “Cierre grupos 8 y 9“. Ésta opción muestra todos los asientos correspondientes a los grupos 8 y 9 pendientes de cerrar y podrás seleccionar siempre los asientos que deseas cerrar.
    • Se pueden cerrar los asientos siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
      • 1. Las cuentas de los grupos 8 y 9 que intervienen en el asiento deben tener asociada su cuenta de ajuste. 2. En el caso de que alguna cuenta de los grupos 8 y 9 no tenga cuenta de ajuste asociada, es necesario que alguna de las otras cuentas de los grupos 8 y 9 del asiento sí tengan cuenta de ajuste. Este proceso genera un asiento de ajuste correspondiente a cada uno de los asientos de los grupos 8 y 9 seleccionados, y la fecha de los asientos será la del final del ejercicio. Mediante este proceso, el asiento anula el saldo de las cuentas de los grupos 8 y 9 que intervienen en el asiento contra su cuenta de ajuste asociada. También podremos deshacer el proceso mediante la opción que encontraremos en el mismo menú Cierre – Deshacer Cierre de grupos 8 y 9.
  • Asiento de cierre: El proceso de cierre contable crea de forma automática los asientos de cierre de grupo 6 – grupo 7 con el traspaso de saldo a la cuenta de Pérdidas y Ganancias  correspondiente (asiento de regularización) y el asiento de cierre de las cuentas de Activo y Pasivo.
    • Previamente a la realización de los asientos aparece un aviso recomendando ejecutar el proceso “Revisión de datos contables” para recalcular los saldos y balances de las cuentas a partir de los asientos.
    • Al aceptar el mensaje la aplicación solicita la confirmación para proceder a la comprobación automática de asientos descuadrados previa al proceso de cierre.

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Finalmente, Sage 50cloud presenta la pantalla con los datos para hacer el asiento de cierre, mostrando en la parte superior las partidas que intervienen en el cierre de las cuentas del grupo 6 y 7 (gastos e ingresos) y en la parte inferior las que intervienen en el cierre definitivo de Activo y Pasivo.

Se puede revisar cada una de las cuentas y consultar el extracto contable o la estadística de la cuenta seleccionada sin salir de la ventana, así como realizar el proceso de revisión de asientos contables e incluso navegar al asiento.

Con la opción Realizar asiento de se puede generar el de regularización, el de cierre o ambos.

El campo Fecha asiento muestra la fecha de los asientos que se crearán, que corresponde al último día del ejercicio de cierre.

Al pulsar el botón Generar asiento se generan los asientos seleccionados según la opción seleccionada, dando por cerrado el ejercicio, que además de realizar el asiento de cierre, marca todos los meses cerrados para que no se pueda realizar ningún asiento nuevo en el período cerrado contablemente.

A partir de este momento, podrás realizar el asiento de apertura tanto provisional como definitivo, en el nuevo ejercicio ya creado.

Recuerda!! El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.

Paso 7:

Apertura contable

Sage 50cloud te permite generar un asiento de apertura provisional trasladando los saldos del ejercicio anterior al nuevo sin necesidad de un cierre contable definitivo, así como en el momento en el que éste se produzca, realizar un asiento de apertura automático basado en ese cierre contable definitivo:

Cómo crear un Asiento provisional o definitivo de apertura

Con respecto al cierre contable en Sage 50cloud, es importante destacar que una vez hayas realizado el proceso de Apertura de nuevo ejercicio, existe la posibilidad de realizar un asiento provisional de apertura para traspasar los saldos contables al nuevo ejercicio.

Para realizar el proceso, debes acceder al módulo de Contabilidad, y dentro de éste, en el menú Asientos / Apertura / Asiento provisional.

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En ese momento el programa nos avisa que se va a crear un asiento de apertura provisional basándose en los datos del ejercicio anterior, pulsaremos en el botón  para continuar con el proceso. Posteriormente, podremos incluso ver el asiento generado desde el mensaje que aparece confirmando la operación realizada.

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Al realizar la apertura definitiva, en el ejercicio actual se deberá realizar el asiento de apertura para traspasar los saldos definitivos de las cuentas. Con la opción Asiento de apertura automático, se generará el asiento de apertura en el nuevo ejercicio a partir de los datos del anterior. Siempre tiene el número 1 y la fecha del primer día del ejercicio. Si existe un asiento de apertura provisional, se deberá borrar manualmente.

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Recuerda!! El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.